ビジネスメール5つの基本マナー!【正しいメールの書き方で信頼を得る】

教養とマナー

プライベートでメールやLINEを頻繁にやっていても、いざビジネスメールとなると何をどうやって送っていいのかわからない、ってことありますよね。

ビジネスメールにはいくつかの基本ルールがあり、きちんと理解していないと,取引先などに誤解を招いたり、ひんしゅくを買ったりなどトラブルになる原因にもなります。

せっかく築け上げてきた信用も台無し・・・なんてことがないように、ビジネスメールの基本マナーはきっちり抑えておきたいものです。

この記事では、顔が見えないからこそ難しい、ビジネスメールの基本マナーについて解説していきます

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ビジネスメール5つの基本マナー!【正しいメールの書き方で信頼を得る】

家族や友人とやりとりするメールやLINEとは違い、ビジネスメールにはいくつかのマナーがあります。

ビジネスメールの基本的なルールに従い、しっかりマスターして、円滑な関係を築いていきたいですね。

1.件名はひと目で用件を確認できるように

件名はビジネスメールにおいて、とても重要です。

メールを受け取った相手が、件名を見ただけでどんな内容なのか把握できるようにするのがマナー。

件名だけを見て重要度が高いかどうか予測し、すぐに確認しなければいけないのか、後で確認しても大丈夫なのかを判断します。

あとでメールを見返したりする際にも、件名で検索することがほとんど。

ですので件名には、用件がわかりやすい言葉を選ぶようにしましょう。

また、すぐに返事がほしいなど緊急を要する場合は、【至急】などを文頭につけるといいでしょう。

「おはようございます」や「ありがとうございます」などのご挨拶は、件名に使用するのは絶対にNG。

挨拶を件名に入れるとスルーされてしまうことも多く、迷惑メールなどと間違われ破棄されてしまう可能性もあります。

また、件名は長すぎるとわかりづらいため、20文字以内におさえるのがベストですよ。

【宛先・件名 例】

宛先:株式会社●● 営業部 ▲▲様

CC:●● 佐藤

件名:新商品の説明会について

CCとBCCの違い

メールを直接送る相手であるTOのほかに、CCやBCCで別の人にも同時に送信することがあります。

CCは入力されたメールアドレスが他の受信者に通知される機能を持ち、情報を共有したいTO以外の人(主に上司など)に参考として送ります。

BCCは入力されたメールアドレスが通知されないため、情報は共有したいがTOとCCには知られたくない相手に送ります。

2.本文の先頭には必ず宛名と”様”をつけて

メールの本文はいきなり用件から入らず、文頭には必ず宛名を書きます。

宛名の後には“様”を付けるのを忘れずに。

会社名や所属部署などを入れる際は、改行して2行になるようにします。

社外の人にメールを送る場合は、会社名→部署名→名前の順に書くのが基本です。

送る相手が役職者であれば、役職名を名前の前に入れましょう。

【社外メールの宛名の例】

  • 役職がない場合

株式会社××× マーケティング部

○○様

  • 役職がある場合

株式会社××× マーケティング部

部長 ○○様 (もしくは ○○部長)

  • 団体宛の場合

○○株式会社御中

××株式会社 △△部御中

  • 複数人数に送る場合

「各位」

○○株式会社 ××部 各位

お取引先 各位

【役職名を書く場合のよくある間違い】

○○部長様 🆖

役職と敬称を重ねて書くのは間違い

 

社内の人にメールをするときは、「姓」だけを「さん」付け、もしくは「役職」を付けて書くのが一般的です。

【社内メールの宛名の例】

  • 役職がない場合

○○さん

  • 役職がある場合

○○部長

3.宛名の後に定型の挨拶文を書く

宛名を書いたら、文の始めに挨拶文を書きます。

挨拶文は手紙のような「拝啓」「新春の候、時下ますます・・・」のような時候の挨拶は不要です。

社外の人には「いつもお世話になっております」などの定型文から始まるのがほとんど。

社内の人には「お疲れ様です」と簡潔な挨拶から始めます。

挨拶文の後に、会社名と自分の名前を必ず名乗りましょう。

【社外メールの始めの挨拶 例】

いつもお世話になっております。

株式会社××の○○でございます。

【社内メールの始めの挨拶 例

お疲れ様です。

営業部の○○です。

4.用件は読みやすく簡潔に

本文がダラダラした文章だと読みづらく、理解しづらくなる場合があるので、用件は簡潔にまとめることが大切です。

必要な伝えるべきことだけを整理して、相手が理解しやすいような内容に書きましょう。

まず結論を先に書き、その後に詳細などを書いていく方が、どういった用件かが相手に伝わりやすくなります。

文章は切れのいいところで改行や段落を変え、要旨は箇条書きにすると、とても読みやすくなりますよ。

また、文末には必ず結びの挨拶文を書きます。

通常使われるのは「何卒よろしくお願いいたします」

確認を依頼する場合は「ご確認のほど、何卒よろしくお願いいたします」

検討や返事がほしい場合は「ご検討のほど、何卒よろしくお願いいたします」「ご回答のほど、何卒よろしくお願いいたします」などです。

【用件の書き方】

先日はお忙しい中、弊社の戦略会議にご参加いただきありがとうございます。

商品説明会の日程が決定いたしましたので、お知らせいたします。

 

・日時:●月▲日(×曜日) 13:00~14:00

・場所:弊社第一会議室

 

ご回答のほど、何卒よろしくお願いいたします。

5.文末には必ず署名を

メールを送った相手が電話をしたり、書類を送ったりしたいときに必要となるので、本文の文末には必ず署名を記載するようにしましょう。

署名には、会社名→部署名→名前→住所→電話番号→メールアドレス→会社のWebサイトのURLの順に書くのが基本です。

【署名の明記 例】

●●●会社

マーケティング部 △△△

東京都中央区日本橋00-00-0

TEL:03-0000-0000

Mail:××@×××

URL:http://www.○○○.jp

 

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ビジネスメールは送信する前に必ず確認する:まとめ

メールを送信するときは必ず確認するように習慣づけるようにしましょう。

万が一、宛先を間違えて送ってしまうと、あらぬトラブルの原因にもなるので注意が必要です。

送信ボタンを押す前に、宛先のチェックは忘れずに。

忙しいときや急いでいるときほど、丁寧に念入りに確認することが大事です。

誤字脱字や添付ファイルが間違っていないかサイド見直すことで、円滑な関係が築けますよ。

ビジネスメールの基本マナーを知っていれば、慌てずスムーズにメールのやりとりができますね

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