PDFとは何?機能と特徴を分かりやすく簡単に説明

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メールで送られてくるビジネス文書など、「PDF形式で表示」となっていることよくありますよね。

「PDFってよく聞くけど、いったい何?」と思っている人も多いのではないでしょうか。

文書や画像などのファイルとして幅広く使用されている、PDFファイル。

この記事ではPDFとは何か、その特徴と役に立つ機能を分かりやすく解説していきます

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PDFとは何?機能と特徴を分かりやすく簡単に!

PDFとは何?

PDFとは、「Portable Document Format(ポータブル・ドキュメント・フォーマット)」の略で、紙に印刷するためにレイアウトしたテキストや図形などのデータを、そのままの状態で保存できるファイル形式のことです。

パソコンを開く環境に関係なく同じように見れるため、送られてきたデータをそのままの状態で情報を共有することができます。

文書をそのまま電子化したような、「電子ペーパー」のようなものと考えるとわかりやすいかもしれません。

一般的に、Word や Excel などのアプリケーション ソフトウェアで作成されたデータは、同じソフトウェアを持たないと開くことができません。

作成したパソコン以外のパソコンで開くと、フォントやレイアウトが崩れてしまうなどの支障がでたり、データを送信・表示できなかったりする可能性があります。

ですが、PDF を使用した場合、相手側へそのままの状態の情報を送ることができるんです。

PDFファイルを開くには、Adobe社が公開している「Adobe Reader(アドビ・リーダー)」という閲覧用の無料ソフトウェアをインストールしておく必要があります。

送られてきたPDFファイルにコメントなどを書き込める

PDFファイルには、補足的な説明としてコメントと書き込め、ハイライトを付けたいテキストをハイライト表示することができます。

送信された文書を、コメントを付けて返信したり、ダウンロードした PDF 文書で関心のある部分を強調して表示できるようにハイライトを付けたりすることが可能なんです。

またコメントやハイライトなどを追加した状態で印刷することもできます。

情報収集にも使用できる

PDFの役目は情報を送るだけでなく、注釈などの記述機能を使用して、意見を集約するためにも使用できます。

送られてきたPDF に情報を追加して返信できるため、従来は紙とファックスを使用していたことが電子通信のみで簡単に情報収集できるんです。

そのため、情報収集の時間が短く大勢に送ることもでき、紙を使用しないため環境にも優しいといえます。

PDFは使用端末に関係なく同じ状態で閲覧できる

PDFはテキストをPDFに変換することで、パソコン以外のタブレットやスマートフォンでも同じ状態のものを見ることができます。

パソコン以外の端末はPDFをファイルダウンロードしなくても、インターネットエクスプローラやGoogleドライブ、Firefoxなどの他のブラウザでPDFの情報を表示することができるんです。

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PDFが普及した背景

PDFは1990年代初めに文書を共有するための機能として開発されました。

世界で広く普及されるようになったのは、1994年頃からだといわれています。

開始当初は、PDFを作成するソフトウェアは有料でかなり高価なものでした。

その後ソフトウェアの価格は安くなり、また無料のPDF作成ソフトもたくさん出回り始めたため、特定の人たちに限らず不特定多数の人たちに配布できるようになります。

WordやExcelで作成した文書などを簡単にPDFに変換し、電子メールなどでの送受信が手軽にできるようになっていきました。

 

PDFは電子ペーパーのようなもの:まとめ

PDFを簡単にまとめて説明すると

  • 紙に印刷するためにレイアウトしたテキストや図形などのデータを、そのままの状態で保存できるファイル形式
  • 使用する端末など環境が異なっていても、同じ状態で表示できる便利なファイル形式
  • Wordや Excel から簡単に作成でき、コメントを追加することもできる機能を持っている
  • 情報を送るだけでなく、注釈などの記述機能を使用して意見を集約するためにも使用可能
  • 文書テキストをPDFに変換することで、パソコン以外のタブレットやスマートフォンでも同じ状態で見れる

 

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